6 шагов по автоматизации бухгалтерских процессов в Краснодаре

Скорость имеет решающее значение при ведении бизнеса, будь то принятие решения, доставка заказов или автоматизация платежей (онлайн-кассы) . Однако некоторые задачи могут отнимать много времени и задерживать жизненно важные процессы. Это особенно верно для повторяющихся задач, основанных на данных, таких как бухгалтерский учет.

К счастью, автоматизация может помочь вашему бизнесу быстро и эффективно выполнять трудоемкие задачи. В частности, автоматизация бухгалтерского учета позволяет вашей компании точно выполнять бухгалтерские процессы в более короткие сроки. Эта возможность позволяет вам оставаться в курсе финансовых дел вашего бизнеса и решать неотложные вопросы.

Возможно, пришло время автоматизировать бухгалтерские процессы, если ваша компания сталкивается с операционными препятствиями в области финансов. Вот более подробный взгляд на автоматизацию бухгалтерского процесса.

Что такое автоматизация бухгалтерского процесса?

Автоматизация бухгалтерского процесса относится к использованию технологий для оптимизации задач бухгалтерского учета — сверки счетов, расчета заработной платы, выставления счетов, управления расходами, прогнозирования денежных потоков и соблюдения налогового законодательства, среди прочего.

Эта стратегия помогает предприятиям сократить количество ошибок, обеспечить согласованность процессов бухгалтерского учета и повысить операционную эффективность и производительность.

Статистика говорит, что 58% бухгалтеров считают, что технологии повышают эффективность и производительность. Между тем 65% респондентов считают, что автоматизация процессов, рабочих процессов и платежей будет одним из наиболее важных вопросов для бухгалтеров до 2025 года.

6 шагов по автоматизации ваших бухгалтерских процессов

Автоматизация задач бухгалтерского учета требует не только ввода финансовых данных в бухгалтерское программное обеспечение, но и более тщательного процесса. Вот советы о том, как автоматизировать бухгалтерские процессы.

1. Оцените свои существующие процессы и инструменты

Вопреки распространенному мнению, не все бухгалтерские процессы могут быть автоматизированы. Таким образом, вы должны оценить свои существующие процессы и инструменты, чтобы определить программное обеспечение, соответствующее потребностям вашего бизнеса.

Учитывайте эти вопросы при оценке ваших текущих процессов и инструментов:
Выполняете ли вы свои бухгалтерские задачи часто и однообразно?
Требуют ли эти задачи человеческого взаимодействия или творчества?
Какие инструменты вы в настоящее время используете для выполнения своих бухгалтерских задач?
Сколько времени вы тратите на каждую задачу?
Часто ли вы обнаруживаете ошибки в своих данных?

Например, расчет заработной платы часто отнимает много времени, поскольку необходимо рассчитать валовую и чистую заработную плату каждого сотрудника в соответствии с количеством отработанных часов, государственными взносами и ежемесячными налогами. Автоматизированная система управления заработной платой поможет вам производить точные расчеты, выплачивать зарплаты и упорядочивать данные о сотрудниках всего несколькими щелчками мыши.

2. Выберите бухгалтерское программное обеспечение

Предположим, вы находитесь на рынке бухгалтерских программ. Выбрать что-то одно для вашей компании из множества вариантов, представленных на рынке, может быть непросто.

Учитывайте эти факторы при выборе бухгалтерской платформы для вашего бизнеса:
Бухгалтерский учет учитывает потребности вашего бизнеса
Долгосрочные потребности вашей компании
Бюджет вашей компании
Существующие технологии вашей компании или другие приложения, которые вы используете
Совместимость с другими учетными или административными системами.

Наша команда “Лаборатория бизнеса” рекомендует такие системы учета как: “1С бухгалтерия” или “МойСклад“.

3. Создайте план миграции

Пришло время перенести ваши данные, как только вы выбрали бухгалтерское программное обеспечение. Вы можете назначить ЕГО для наблюдения за процессом миграции, предотвращая при этом ошибки и защищая ваши данные. Затем проконсультируйте своих бухгалтеров по использованию новой бухгалтерской платформы, чтобы ознакомить их с ее функциями.

4. Настройте и протестируйте свой автоматизированный рабочий процесс

Идеальный автоматизированный рабочий процесс включает в себя триггер, действие и результат. Давайте возьмем в качестве примера просроченные платежи. Вы можете ввести даты оплаты в программное обеспечение для выставления счетов, чтобы отметить остатки, не оплаченные вовремя. Некоторые платформы автоматически отправляют напоминания по электронной почте со ссылкой для оплаты, если они помечены.

Обязательно протестируйте рабочий процесс перед его запуском и соответствующим образом настройте триггеры и действия. Это поможет свести к минимуму потенциальные проблемы в будущем.

5. Интегрируйте дополнительные функции автоматизации

Вы можете интегрировать дополнительные функции в бухгалтерское программное обеспечение, чтобы улучшить пользовательский интерфейс и процесс.

Например, ваши бухгалтеры могли бы повысить эффективность работы, используя функцию отслеживания расходов с большим количеством переменных данных для мониторинга финансового состояния вашей компании в более широком масштабе. Им также может потребоваться связать систему посещаемости вашей компании с вашим бухгалтерским программным обеспечением для целей расчета заработной платы.

Здесь важно получить отзывы ваших сотрудников об интеграции дополнений в вашу систему автоматизации, поскольку они являются основными пользователями программного обеспечения.

6. Отслеживайте изменения процесса и сообщайте об этом

Вам нужно отслеживать изменения процесса только после того, как ваш автоматизированный рабочий процесс будет внедрен. Понаблюдайте, как ваши сотрудники относятся к автоматизированным учетным процессам.

Ваши бухгалтерские процессы также должны соответствовать современным технологиям. Убедитесь, что ваши системы учета и рабочие процессы хорошо оснащены для учета изменений в современном бизнес-ландшафте. Такая оперативность реагирования может помочь вам оптимизировать ваши операции и повысить производительность вашей организации.

Автоматизация упростила ведение бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет, несомненно, может стать головной болью для бизнеса. Однако в этом нет необходимости. Для поддержки ваших процессов, автоматизации бухгалтерских задач, улучшения рабочих процессов, повышения организационной эффективности и удобного мониторинга финансовых показателей вашей компании требуются только правильные технологии.