Всем привет дорогие наши друзья и партнеры. Мы работаем на благо Вашего бизнеса и стараемся сделать его лучше. Мы помогаем Вам экономить на онлайн-кассах, предоставляя доступные цены. Мы помогаем Вам экономить на автоматизации Вашего бизнеса, исключая лишние расходы. Когда дело касается кризиса, то любая компания ищет способы сократить издержки. Одно из направлений — это сокращение затрат на офис. Вот об этом и пойдёт речь далее. Помните, что “Лаборатория бизнеса” всегда на страже Вашего бизнеса и его благополучия.
1. Узнайте свои фактические расходы
Начните с определения статей расходов. Вот отправные точки:
- Распечатки: чёрно-белые и цветные.
- Канцтовары (бумага, папки, ручки, маркеры и так далее).
- Расходы на обмен сообщениями.
- Программное обеспечение и приложения, включая веб-сервисы.
- Факс, звонки и печать документов.
- Электроэнергия: на освещение, кондиционер, компьютеры.
- Разное: еда, покупка календарей и прочее.
- Аренда помещения
Определите расходы по каждой из этих групп. В идеале составьте помесячную таблицу расходов за последние 2–3 года. Так вы сможете увидеть тенденции. Будьте осторожны с пунктом Разное. Если на эту группу у вас приходится более 20–40 процентов от всех расходов, значит, вам нужно повнимательнее присмотреться к этой группе.
Откуда получить данные? Обычно все необходимые данные находятся в бухгалтерии. Но в некоторых случаях придётся немного поломать голову, чтобы найти нужные сведения. Накладные, счёт-фактуры – это те источники, к которым вы должны обратиться. Также обратите внимание на различные расписки о получении, которые могут быть в административно-хозяйственном отделе (АХО).
Когда у вас будет полная таблица со статьями расходов и потраченными суммами, вы должны выбрать, на какие из них обратить больше внимания. Самый простой способ, это использовать Закон Парето, то есть отсортируйте свою таблицу по расходам и начните с самых крупных статей расходов.
2. Идеи по снижению затрат
Затраты на печать, это затраты на бумагу, тонер и на обслуживание принтеров. Вот как вы можете уменьшить эти затраты.
Уменьшите общий объём печати (количество копий)
- Пересмотрите договор с поставщиком или оптом закупайте расходные материалы.
- Используйте систему, которая лучше подходит для ваших нужд. Например, в больших фирмах, может быть дешевле нанять отдельного человека, который будет заниматься заправкой принтеров. В маленьких фирмах нужно смотреть, есть ли человек с нужными навыками или лучше обслуживать технику в сторонних фирмах.
- Научите людей печатать только самое необходимое и больше используйте электронные формы, включая передачу документов между сотрудниками посредством электронной почты.
Канцтовары (бумага, папки, ручки, маркеры, скоросшиватели)
Просмотрите купленный материал и приобретайте только необходимый минимум. Посмотрите, сколько делается копий каждого документа. Как правило, можно легко сократить количество получателей. Это позволит сэкономить на самих канцтоварах, но также дополнительно разгрузит персонал фирмы.
Обмен сообщениями и рассылка
Здесь имеется в виду рассылка документов клиентам или поставщикам с помощью курьерской службы. Такие расходы могут быть весьма заметными. Отправляйте только действительно необходимые документы и посмотрите, можно ли сгруппировать сразу несколько документов в одну посылку.
Программное обеспечение и приложения, включая веб-сервисы
Хотя электронный документооборот может значительно сократить расходы на закупку бумаги, но в то же время программное обеспечение тоже может быть дорогим. Вместо платных программ, вы можете использовать бесплатное ПО на основе Open Source. Например, посмотрите, так ли вам нужен именно Microsoft Word или Excel, когда в большинстве случаев их можно заменить на LibreOffice и другие бесплатные аналоги.
Также проверьте специальное программное обеспечение, которое вы, возможно, используете, такие как 1С. Если сотрудник использует такой софт всего полчаса в день, то возможно будет смысл передать эти задачи другому человеку, который уже более активно использует платное программное обеспечение.
Факс, звонки и печать документов
Факс – это машина для отправки документов. Сейчас факсами почти не пользуются, но бывают исключения. Посмотрите, нельзя ли отказаться от факса и вместо него использовать электронную почту.
Также посмотрите расходы на телефон. Многие телекоммуникационные компании предлагают выгодные корпоративные тарифы. А также вы можете подключить IP телефонию, что также позволит сократить ваши расходы на связь.
Электроэнергия
Чтобы уменьшить счета за электричество, вам нужно сократить потребление. Убедитесь, что вы используете светодиодные лампы, у которых расход меньше.
Также проверьте расходы на кондиционирование и на отопление. Постоянно открытые окна или двери увеличат ваши расходы по этим позициям.
Кроме того, обратите внимание, что ноутбуки в среднем потребляют меньше электроэнергии чем настольные компьютеры. Поэтому если нет необходимости в повышенной мощности компьютера и или в большой диагонали монитора, то старайтесь закупать ноутбуки.
Разное
В некоторых компаниях работникам доступны дополнительные плюшки: бесплатный кофе, молоко, печенье, фрукты. Конечно, если у вас уже сложилась культура компании, то не нужно это урезать. Но вот присмотреться к ценам на рынке, это можно и нужно. И при необходимости смените своего поставщика.
Аренда помещения
Сначала посмотрите, подходит ли помещение для текущих и будущих потребностей компании, а затем оцените, адекватна ли стоимость. Если цена адекватная, то вы мало что можете сделать. А иначе пересмотр договора с арендодателем — это первый шаг, который необходимо сделать. Если эта попытка не увенчается успехом, то придётся поискать другое помещение на рынке недвижимости и вы наверняка сможете найти помещение в хорошем состоянии и по хорошей цене.
Другое решение – это рассмотреть вопрос о совместном использовании офиса с другими компаниями на постоянной или временной основе, сдаче в субаренду ненужных комнат. При этом выбирайте тех субарендаторов, которые не конкурируют непосредственно с вашей компанией. Так у вас не будет проблем на почве перехвата клиентов.
3. Проверка результатов
После завершения результатов, определите сроки изменений. И продолжайте фиксировать свои ежемесячные расходы. Так вы сможете конкретно определить, была ли польза от ваших изменений и что можно изменить, чтобы ещё сократить свои расходы.